Come conservare le fatture elettroniche con lAgenzia delle Entrate?

Tasse aziendali

Quella che segue è una linea guida riguardante tale responsabilità. Non tutte le registrazioni o situazioni aziendali possono essere coperte in questo spazio limitato. Casinò, grossisti di birra o tabacco, commercianti di petrolio e altre industrie specializzate dovrebbero rivedere i requisiti di registrazione specifici nel Regolamento.

Un contribuente che crea registrazioni elettroniche nel corso ordinario degli affari deve conservare tali registrazioni e renderle disponibili per la revisione su richiesta del Commissario. Al momento di un esame, la documentazione elettronica deve poter essere recuperata e convertita in un formato standard. Il contribuente può fornire l’accesso ai registri elettronici:

I registri elettronici usati per stabilire la conformità fiscale devono contenere sufficienti dettagli delle transazioni in modo da permettere una chiara identificazione e il recupero dei documenti e delle registrazioni sottostanti a tali transazioni.

Al momento della revisione da parte del DOR, il contribuente deve fornire una descrizione del processo che ha creato le registrazioni elettroniche. Questa descrizione include la relazione tra le registrazioni e i documenti fiscali preparati dal contribuente e le misure impiegate per assicurare l’integrità delle registrazioni. Il contribuente deve essere in grado di mostrare:

Procedura delle entrate 97-22

Di Rebecca Garland il 18 agosto 2021Come proprietario di un’azienda, sai che hai bisogno di tenere una traccia dei documenti per scopi fiscali. Ma cosa devi conservare esattamente? Se stai facendo del tuo meglio per conservare ogni singola ricevuta, per ogni evenienza, puoi rilassarti. Non hai bisogno di un armadietto gigante pieno di ricevute di carta per soddisfare le aspettative dell’Internal Revenue Service.

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I requisiti delle ricevute dell’IRS non sono così severi come si potrebbe immaginare. Mentre è necessario mantenere una traccia documentale delle spese, non è necessario conservare copie fisiche di ogni ricevuta come prova delle proprie deduzioni.

Cominciamo con le basi. Come te, la tua azienda è un contribuente. Ogni anno, la tua azienda deve presentare la dichiarazione dei redditi all’IRS e pagare le tasse dovute. La quantità di tasse che pagate è direttamente correlata a quanto denaro guadagna la vostra azienda, meno le deduzioni fiscali per le spese aziendali.

Ti è permesso di ridurre il tuo carico fiscale deducendo acquisti e spese qualificate dai tuoi guadagni. Per esempio, se compri una nuova scrivania e un nuovo computer per la tua azienda, puoi sottrarre l’importo che hai speso per quella configurazione dai tuoi guadagni quando compili le tue tasse. Le deduzioni riducono un po’ il tuo reddito e quindi riducono anche il tuo obbligo fiscale.

Requisiti per la tenuta dei registri dell’Irs

Potete scegliere qualsiasi sistema di registrazione adatto al vostro business che mostri chiaramente il vostro reddito e le vostre spese. Il business in cui ti trovi influisce sul tipo di registrazioni che devi tenere ai fini dell’imposta federale. Il vostro sistema di registrazione dovrebbe includere un riassunto delle vostre transazioni commerciali. Questo riepilogo è normalmente fatto nei vostri libri aziendali (per esempio, riviste contabili e libri mastri). I tuoi libri devono mostrare il tuo reddito lordo, così come le tue deduzioni e crediti. Per la maggior parte delle piccole imprese, il conto corrente aziendale è la fonte principale per le voci nei libri aziendali.

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Alcune aziende scelgono di utilizzare programmi software di contabilità elettronica o qualche altro tipo di sistema elettronico per catturare e organizzare i loro record. Il programma software di contabilità elettronica o il sistema elettronico che si sceglie dovrebbe soddisfare gli stessi principi di base di tenuta dei registri menzionati sopra.    Tutti i requisiti che si applicano ai libri e alle registrazioni cartacee si applicano anche alle registrazioni elettroniche. Per informazioni più dettagliate, consultare la pubblicazione 583, Starting a Business and Keeping Records.

Requisiti per la tenuta dei registri contabili

R: L’utilizzo di registri elettronici per condurre gli esami dovrebbe rendere la revisione più efficiente per tutti. Gli esaminatori richiederanno questi file nella maggior parte dei casi in cui il contribuente utilizza già un software di contabilità elettronica per mantenere i propri libri e registri. Tuttavia, se la revisione è di portata limitata, come la revisione di una specifica voce di spesa, l’esaminatore può determinare che richiedere il file del software di contabilità elettronica potrebbe non essere necessario. In audit di portata più ampia, come quando si verifica il reddito lordo, il file di backup sarà probabilmente richiesto dall’esaminatore.

R: La maggior parte dei programmi software di contabilità può generare un gran numero di rapporti preimpostati. Ogni rapporto può essere modificato per soddisfare le esigenze dell’esaminatore. Quando lavora con questi rapporti, l’esaminatore può “scavare” fino ai dati e ai documenti sottostanti per indagare ulteriormente sugli elementi, se necessario.

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Il software permette anche all’esaminatore di testare l’integrità e la veridicità delle registrazioni contabili per determinare l’affidabilità delle registrazioni ai fini dell’esame. Tuttavia, l’esaminatore può ancora avere bisogno di richiedere altri documenti quando tali registrazioni sono necessarie per verificare correttamente un elemento o una questione di restituzione.

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