Come formattare lettera?

Scrittura di lettere

Su base giornaliera, l’e-mail è il metodo preferito di comunicazione nella maggior parte degli ambienti aziendali. Tuttavia, le lettere commerciali sono considerate più ufficiali, e questo le rende più adatte in una serie di circostanze professionali.

Possono essere sollecitate o non sollecitate, vale a dire che ti può essere chiesto da una terza parte di fornire informazioni in un formato di lettera ufficiale, o puoi inviare una lettera commerciale speculativamente nella speranza di raggiungere un obiettivo specifico.

Potresti anche aver bisogno di usare un formato di lettera commerciale come individuo, per esempio, quando scrivi una lettera di intenti per una domanda di lavoro non richiesta, quando ti viene chiesto di fornire una referenza caratteriale o quando produci una lettera di dimissioni.

I font comunemente usati per i documenti ufficiali includono quelli della famiglia serif, come Times New Roman, Garamond e Georgia, o quelli della famiglia sans-serif, tra cui Arial, Helvetica e Calibri.

In alcune circostanze, può essere accettabile usare il saluto ‘To Whom It May Concern’, ma in generale questo è meglio evitarlo, poiché mostra una mancanza di sforzo da parte del mittente per trovare maggiori informazioni su chi sta scrivendo.

Lettera commerciale formale

L’indirizzo del mittente di solito è incluso nella carta intestata. Se non usi la carta intestata, includi l’indirizzo del mittente all’inizio della lettera una riga sopra la data. Non scrivere il nome o il titolo del mittente, perché è incluso nella chiusura della lettera. Includi solo l’indirizzo, la città e il codice postale.

La linea della data serve a indicare la data in cui la lettera è stata scritta. Tuttavia, se la tua lettera viene completata in un certo numero di giorni, usa la data in cui è stata finita nella riga della data. Quando scrivi a società all’interno degli Stati Uniti, usa il formato di data americano. (La convenzione basata sugli Stati Uniti per formattare una data mette il mese prima del giorno. Per esempio: 11 giugno 2001. ) Scrivi il mese, il giorno e l’anno a due pollici dall’inizio della pagina. A seconda del formato che stai usando per la tua lettera, giustifica a sinistra la data o tabula rasa fino al punto centrale e scrivi la data. In quest’ultimo caso, includi l’indirizzo del mittente in carta intestata, piuttosto che giustificato a sinistra.

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L’indirizzo interno è l’indirizzo del destinatario. È sempre meglio scrivere a una persona specifica nell’azienda a cui si sta scrivendo. Se non avete il nome della persona, fate qualche ricerca chiamando la società o parlando con i dipendenti della società. Includi un titolo personale come Ms., Mrs., Mr. o Dr. Segui la preferenza di una donna nell’essere indirizzata come Miss, Mrs. o Ms. Se non sei sicuro della preferenza di una donna nell’essere indirizzata, usa Ms. Se c’è una possibilità che la persona a cui stai scrivendo sia un Dr. o abbia qualche altro titolo, usa quel titolo. Di solito, alle persone non dispiace essere indirizzate con un titolo più alto di quello che effettivamente possiedono. Per scrivere l’indirizzo, usa il formato dell’ufficio postale degli Stati Uniti. Per gli indirizzi internazionali, scrivi il nome del paese in lettere maiuscole sull’ultima riga. L’indirizzo interno inizia una riga sotto la data. Deve essere giustificato a sinistra, indipendentemente dal formato utilizzato.

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Come scrivere una lettera a un amico

Il formato a blocchi è il formato più usato per una lettera commerciale. Quando si usa il formato a blocchi, si deve giustificare a sinistra, e a spazio singolo, l’intera lettera – tranne che per uno spazio doppio tra i paragrafi. L’immagine qui sopra mostra una tipica lettera d’affari che usa il formato a blocchi.

Anche il formato a blocchi modificato è usato frequentemente. Quando si usa il formato a blocchi modificato, il corpo della lettera, e gli indirizzi del mittente e del destinatario, sono a spazio singolo e giustificati a sinistra. La data della lettera e la chiusura della lettera NON sono giustificate a sinistra, piuttosto, ci si sposta al centro della pagina e si inizia a scrivere.

Le parti di una lettera commerciale sono: informazioni di contatto del mittente, data, indirizzo del destinatario, saluto, corpo, chiusura, allegati e iniziali del dattilografo. Ognuna di queste parti è spiegata in dettaglio qui sotto.

Se non stai usando una carta intestata della società, includi le tue informazioni di contatto all’inizio della lettera una riga sopra la data. Non hai bisogno di includere il tuo nome o titolo, perché entrambi sono inclusi nella chiusura della lettera.

Esempio di lettera

Sapere come scrivere una lettera, sia d’affari che personale, è un’abilità di cui tutti hanno bisogno. A volte, queste lettere saranno brevi e-mail informali. Altre volte, saranno molto raffinate per la corrispondenza aziendale. Impara come scrivere una lettera passo dopo passo, e rivedi un esempio di lettera stampabile. Poi, esplora le migliori pratiche per scrivere lettere formali e informali.

Tenendo la formula di cui sopra in mente, la lettera campione qui sotto illustra ogni sezione di una lettera scritta a una società. Sotto il testo dell’esempio, troverete un PDF completamente modificabile che potete usare come modello per redigere la vostra lettera.

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Lo scorso fine settimana ho incontrato uno dei membri del vostro staff, Cody Abercorn. Stava presidiando lo stand della vostra azienda alla fiera di Cincinnati. Poiché i nostri stand erano adiacenti l’uno all’altro, abbiamo avuto l’opportunità di conoscerci piuttosto bene.

Devo dire che la sua professionalità e il suo atteggiamento accogliente nei confronti dei vostri visitatori sono stati molto incoraggianti. I visitatori sono stati accolti nello stand della vostra azienda come se entrassero a casa sua per una cena del venerdì sera. Ogni ospite è diventato subito un amico. Inoltre, hanno lasciato lo stand altamente informati sulla vostra linea di prodotti.

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