Come si fa la conservazione delle fatture elettroniche?

Come archiviare fatture e ricevute

Le fatture in entrata sono fatture di un venditore o fornitore che devono essere verificate, approvate, assegnate alla codifica del conto GL e preparate per l’elaborazione del pagamento. La gestione delle fatture in entrata può essere un processo semplice o complesso, a seconda delle regole della tua azienda, e deve seguire gli standard di conformità.

Questa verifica assicura che la fattura sia registrata in modo tempestivo e approvata da un dipendente autorizzato o da più dipendenti in diversi dipartimenti. La verifica formale delle fatture implica la revisione dei dati necessari e obbligatori delle fatture da parte del reparto contabilità fornitori.

La verifica assicura anche che gli importi delle fatture siano indicati e calcolati correttamente, comprese le aliquote fiscali corrette, gli importi delle tasse e qualsiasi altra tassa elencata. Anche l’importo totale e tutti gli altri calcoli vengono controllati qui, compreso l’inserimento della codifica della contabilità generale e il periodo contabile appropriato. Nella maggior parte dei casi, la contabilità fornitori gestisce anche questi compiti.

La verifica del contenuto ha il compito di determinare se il prodotto fatturato è quello effettivamente ordinato e ricevuto. A questo punto vengono controllati anche il numero di articoli, la qualità e il prezzo concordato. Questi compiti sono di solito gestiti da impiegati nel reparto contabilità fornitori, nel reparto ricevimento o negli acquisti.

Come organizzare i file dei fornitori

Potrebbe non essere in cima alla tua lista, ma se sei un lavoratore autonomo o un piccolo imprenditore sei tenuto per legge a tenere un registro delle tue transazioni commerciali. Se tieni dei buoni registri, eviterai le multe della Canada Revenue Agency (CRA) in caso di controllo.

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È facile perdere traccia delle transazioni in contanti, quindi è buona norma usare una carta di credito o di debito per controllare i dettagli con le ricevute cartacee. È una buona idea avere un conto aziendale e una carta di credito separati in modo da non mischiare le spese aziendali con quelle sostenute per scopi personali.

Come bonus, se tutte le transazioni sono legate al business, si può rivendicare qualsiasi tassa associata a quella carta o conto. Per esempio, la tassa annuale su una carta a punti, o l’interesse di un saldo portato da un mese all’altro, può essere rivendicato se le transazioni sono legate al lavoro.

La CRA non accetterà i vostri estratti conto della banca o della carta di credito per giustificare le spese deducibili – avete bisogno di una ricevuta dettagliata che corrisponda alla transazione. La CRA chiama queste ricevute dettagliate “documenti fonte”. Conservate queste ricevute per almeno sei anni dopo il vostro ultimo avviso di accertamento, che è il periodo in cui la CRA vi chiederà di vederle in caso di un controllo. Potete conservare le ricevute fisiche o le copie digitali.

Organizzatore di fatture

È una saggia idea conservare tutti i documenti della tua azienda – ricevute, estratti conto, registri del libro paga e fatture. Conservare le fatture, in particolare, può aiutare a bilanciare il tuo budget e a gestire le tue funzioni di contabilità debitoria e creditoria, perché ti dà un quadro chiaro di quanto hai fatturato. Questi consigli possono aiutarvi a gestire al meglio i vostri registri in modo da non sentirvi sopraffatti da troppe scartoffie in archivio.

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Non è solo una buona idea tenere dei registri solidi – l’IRS lo richiede anche a te come imprenditore. La regola generale è di conservare le fatture per almeno tre anni. Questo vale anche per la maggior parte dei documenti di supporto, comprese le ricevute, gli estratti conto bancari, le buste paga e qualsiasi altra documentazione che si riferisca al reddito, alle deduzioni o ai crediti sulla tua dichiarazione dei redditi.

L’onere della prova è su di te come proprietario d’azienda per sostenere ogni voce che riporti sulla tua dichiarazione dei redditi con la documentazione. Quando non sei sicuro se tenere un certo documento, sbaglia sempre dalla parte della prudenza e tienilo.

Come organizzare le ricevute elettronicamente

Tradizionalmente, l’emissione e la conservazione delle ricevute cartacee è stata una delle parti più dolorose della gestione di un’azienda. Lunghe e ingombranti, le ricevute cartacee sono allo stesso livello del telegrafo e del fax: scomode reliquie di un’epoca passata.

Siamo felici di riferire che questo sta cambiando. Anche se ci sono ancora delle incongruenze tra i vari paesi, la tendenza generale si sta allontanando dalla carta e va verso l’acquisizione e l’archiviazione digitale delle ricevute. Quindi puoi dire addio a quelle pile di carta traballanti.

Questi requisiti specifici del paese sono soggetti a cambiamenti. Se hai domande dettagliate sul trattamento delle ricevute digitalizzate in un particolare paese, dovresti fare riferimento alla guida emessa da un’autorità governativa.

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Ma è anche totalmente inutile! Ora che così tanti paesi stanno permettendo il passaggio alle ricevute e alle fatture digitali, vorrete senza dubbio approfittare della comodità e dell’efficienza della gestione delle ricevute senza carta.

L’uso diffuso degli smartphone rende più facile che mai creare immagini di alta qualità delle ricevute fisiche e convertirle in PDF sicuri. Se preferisci fare da solo, puoi facilmente creare il tuo sistema manuale di archiviazione delle ricevute digitali, con filtri per clienti, periodi di tempo e stato delle fatture.

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