Qual è la caratteristica principale dei documenti informatici archiviati con le norme stabilite per la conservazione sostitutiva?

Sistemi di archiviazione dei dati

La capacità di archiviazione non dipende più dalla capacità fisica del tuo computer. Esistono molte opzioni per conservare i tuoi file risparmiando spazio di archiviazione sul tuo computer, telefono o tablet. Se i tuoi dispositivi sono lenti e a corto di spazio, puoi scaricare i file su un dispositivo di archiviazione fisico. O meglio ancora, usa la migliore tecnologia di archiviazione e salva i tuoi file nel cloud.

Anche se non è esattamente un dispositivo in sé, il cloud storage è il tipo più nuovo e versatile di archiviazione per i computer. “La nuvola” non è un luogo o un oggetto, ma piuttosto un’enorme collezione di server ospitati in data center di tutto il mondo. Quando salvi un documento nel cloud, lo stai memorizzando su questi server.

Mentre gli HDD esterni e gli SSD una volta erano favoriti per la loro portabilità, anch’essi non sono all’altezza del cloud storage. Non ci sono molti hard disk esterni tascabili. Anche se sono più piccoli e leggeri dell’unità di archiviazione interna di un computer, sono ancora dispositivi tangibili.  Il cloud, d’altra parte, può andare con te ovunque senza occupare spazio fisico e senza le vulnerabilità fisiche di un disco esterno.

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Cosa sono i metadati

Una cartella clinica elettronica (EHR) è una versione digitale della cartella clinica cartacea di un paziente. Le EHR sono registri in tempo reale, incentrati sul paziente, che rendono le informazioni disponibili istantaneamente e in modo sicuro agli utenti autorizzati. Mentre un EHR contiene le storie mediche e di trattamento dei pazienti, un sistema EHR è costruito per andare oltre i dati clinici standard raccolti nell’ufficio di un fornitore e può essere comprensivo di una visione più ampia della cura di un paziente. Gli EHR sono una parte vitale dell’informatica sanitaria e possono:

Una delle caratteristiche chiave di un EHR è che le informazioni sanitarie possono essere create e gestite da fornitori autorizzati in un formato digitale capace di essere condiviso con altri fornitori in più di un’organizzazione sanitaria. Gli EHR sono costruiti per condividere le informazioni con altri fornitori di assistenza sanitaria e organizzazioni – come laboratori, specialisti, strutture di imaging medico, farmacie, strutture di emergenza, e cliniche scolastiche e sul posto di lavoro – quindi contengono informazioni da tutti i medici coinvolti nella cura di un paziente.

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Per esempio, con dispositivi di memorizzazione in lettura-scrittura come un disco rigido, l’unità di elaborazione centrale (CPU) è in grado di scrivere dati sul disco rigido sotto forma di file formattati. La CPU è anche in grado di leggere i dati e il software dal disco rigido in modo che l’elaborazione abbia luogo.

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Il dispositivo di memorizzazione farà uso di qualche effetto fisico specifico per rappresentare i dati. Per esempio, i dispositivi ottici come il CD, il DVD e il Blu-Ray fanno tutti uso di un laser per bruciare delle buche scure sul supporto. Ogni tacca scura è una cifra binaria, per esempio 1, mentre l’assenza di una tacca è il bit binario opposto, per esempio 0 se la tacca è un 1.

Standard dei metadati

Ci sono vari modi manuali (schedari) ed elettronici (informatici e online) per registrare, archiviare e recuperare le informazioni. Ogni associazione dovrebbe decidere un sistema di registrazione che si adatti alle sue particolari esigenze, circostanze e risorse (disponibilità di spazio o di computer). Il sistema dovrebbe essere funzionale, accurato, affidabile e facile da usare.

Le registrazioni elettroniche includono file di documenti, database, fogli di calcolo, posta elettronica e documenti Internet. I registri elettronici devono essere conservati in modo sicuro e, allo stesso tempo, essere facilmente accessibili per il recupero. Le associazioni dovranno anche avere processi appropriati in atto per assicurare che i registri elettronici abbiano un backup e siano recuperabili nel caso di un guasto al computer o al sistema.

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Le associazioni possono considerare lo sviluppo di una semplice politica per l’identificazione dei documenti. È molto facile che ci siano improvvisamente due o più versioni di un documento e nessuno sia sicuro di quale sia la più accurata. La politica potrebbe richiedere che tutti i documenti ufficiali, verbali, rapporti, registri, moduli e documenti di orientamento debbano:

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