Quando deve essere fatto il POS?

Quando deve essere fatto il POS?

Progetto Sop

La tua azienda manca di organizzazione nei compiti di base? I tuoi dipendenti sembrano bisognosi e come se potessero beneficiare di essere più indipendenti? Ti stai chiedendo cosa puoi fare per migliorare il tuo business in crescita?

Una procedura operativa standard è un insieme di istruzioni scritte che possono descrivere come eseguire un compito o un’attività. Sono regole approfondite che potrebbero essere seguite da chiunque e dovrebbero lasciare pochissime ambiguità su ciò che deve essere fatto.

Ora che sapete un po’ cosa sono le SOP, possiamo dedicare un po’ di tempo a parlare dei vantaggi di avere una SOP. Le aziende in qualsiasi settore potrebbero trarre beneficio dall’uso di una SOP, ma alcuni proprietari di aziende sono riluttanti a investire nella loro creazione.

Alcuni dei vostri dipendenti si lamentano di essere confusi su ciò che devono fare al lavoro? I manager hanno detto che vorrebbero più struttura intorno alle promozioni? Volete un modo per garantire che le cose siano fatte bene?

Quando si scrive una SOP, si sta dando alle persone l’efficienza, l’affidabilità e la prevedibilità di cui hanno bisogno per avere successo. Quando ci sono meno domande su come e perché le cose vengono fatte, le persone possono iniziare a lavorare come hanno sempre voluto.

Errore Sop

Secondo la Joint Publication (JP) 3-31, Joint Land Operations, “una procedura operativa standard è un insieme di istruzioni applicabili a quelle caratteristiche delle operazioni che si prestano a una procedura definita o standardizzata senza perdita di efficacia”. Pertanto, lo scopo di una SOP è quello di standardizzare il modo in cui un’unità opera attraverso l’uso delle migliori pratiche organizzative per preservare l’efficacia dell’organizzazione. Attraverso l’uso di una SOP, ogni singolo soldato ha un riferimento pronto per capire come un’unità funziona e come i compiti specifici devono essere compiuti in un’unità specifica. La SOP stessa chiarisce le sfumature del funzionamento entro le limitazioni e le sfide specifiche alle circostanze di ogni singola unità per conservare e spesso migliorare l’efficacia.

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Quando qualcuno pone la domanda “Perché lo fate in questo modo?” durante un compito, molti sentono la risposta “Beh, è il modo in cui lo abbiamo sempre fatto”. Tuttavia, questa affermazione da sola non dà una risposta sufficiente, dato che gli ambienti operativi delle unità cambiano. Se un’azione è in effetti il modo in cui è sempre stata fatta ed è il modo migliore per preservare l’efficacia, allora dovrebbe essere riflessa nella SOP dell’unità per la standardizzazione in tutta l’organizzazione. Se l’azione non è la più efficace o codificata in una SOP, allora l’organizzazione deve condurre una rivalutazione del compito per determinare il modo migliore di eseguire e poi standardizzare il processo. Dopo questa valutazione, la pratica migliore determinata dovrebbe essere incorporata nella SOP dell’unità. La risposta non dovrebbe mai essere “Questo è il modo in cui l’abbiamo sempre fatto”. La risposta dovrebbe essere “Perché è in conformità con la nostra SOP”.

Esempio di procedura operativa standard

La maggior parte delle organizzazioni hanno una qualche forma di documentazione a cui si fa riferimento come politiche, procedure, SOP o tutte e tre.    Poiché ognuno di questi documenti ha un impatto significativo su qualsiasi organizzazione, capire come sono collegati tra loro è fondamentale per operazioni ottimali all’interno della vostra organizzazione.    Non solo ogni tipo di documento ha uno scopo diverso, ma conoscere le differenze tra politiche e procedure e SOP può avere un impatto significativo sulla conformità in ambienti regolamentati.

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Le politiche in un’organizzazione rappresentano le regole e le definizioni globali.    Non sono progettate per dirvi i passi su “come” fare qualcosa, ma le regole che devono essere seguite.    Pensate a guidare una macchina.    Quando guidi da casa tua al lavoro, devi guidare su strade, rispettare i limiti di velocità e seguire i segnali stradali.    Non importa quale strada prendi o quale modo di trasporto motorizzato, queste regole o Politiche si applicano comunque.      Le Politiche della strada non ti dicono a che ora partire, che veicolo usare o anche che percorso fare.      Le Politiche governano semplicemente tutte le regole che devi seguire lungo la strada.

Struttura Sop

Una procedura operativa standard (SOP) è una serie di istruzioni passo per passo compilate da un’organizzazione per aiutare i lavoratori a svolgere le operazioni di routine. Le SOP mirano a raggiungere l’efficienza, l’output di qualità e l’uniformità delle prestazioni, riducendo la cattiva comunicazione e il mancato rispetto dei regolamenti industriali.

I militari (per esempio negli Stati Uniti e nel Regno Unito) a volte usano il termine procedura operativa permanente (piuttosto che standard) perché una SOP militare si riferisce alle procedure uniche di un’unità, che non sono necessariamente standard per un’altra unità. La parola “standard” può implicare che solo una procedura (standard) deve essere usata in tutte le unità.

Il termine può anche essere usato in modo faceto per riferirsi a pratiche che non sono costruttive, eppure sono la norma. Nelle Filippine, per esempio, “SOP” è il termine per la corruzione dilagante all’interno del governo e delle sue istituzioni.[1][2]

  Come riqualificarsi?

Nella ricerca clinica, il Consiglio internazionale per l’armonizzazione (ICH) definisce le SOP come “istruzioni scritte e dettagliate per ottenere l’uniformità dell’esecuzione di una funzione specifica”. Le SOP di solito vengono applicate nella lavorazione farmaceutica e per gli studi clinici correlati. Lì l’attenzione è sempre rivolta all’applicazione ripetuta di processi e procedure invariati e alla loro documentazione, sostenendo così la segregazione di origini, cause ed effetti. Un’ulteriore applicazione è con il triage, quando le risorse limitate vengono utilizzate secondo una valutazione della classifica, dell’urgenza e delle possibilità del personale.[3] Il direttore dello studio è principalmente responsabile delle SOP. L’unità di garanzia della qualità è costituita da persone che hanno la responsabilità di controllare se il rapporto dello studio e i test sono conformi alle SOP.

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